Planung ist alles: Das Vorgespräch mit dem Hochzeits-DJ

Wenn die Buchung mit eurem Hochzeits-DJ bereits feststeht, ist es an der Zeit, einen Termin für ein Detailgespräch zu vereinbaren. In diesem Gespräch könnt ihr den Ablauf eurer Hochzeitsfeier im Detail besprechen und eure individuellen Vorstellungen mit dem DJ abstimmen. Ein professioneller DJ bietet euch in der Regel die Möglichkeit, ein solches Kennenlern- und Planungsgespräch frühzeitig vor der Hochzeitsfeier zu führen. Besonders empfehlenswert sind oft die Wintermonate, da sich viele Hochzeits-DJs in dieser Zeit in der Nebensaison befinden und somit mehr Zeit für ausführliche Gespräche haben. Nutzt diese Gelegenheit, um eure Wünsche und Ideen mit dem DJ zu besprechen und sicherzustellen, dass eure Hochzeitsfeier genau nach euren Vorstellungen verläuft. Ein rechtzeitiges Detailgespräch trägt maßgeblich dazu bei, dass eure Hochzeit zu einem unvergesslichen Ereignis wird. Setzt euch daher zeitnah mit dem DJ zusammen, denn die Hochzeit steht schneller vor der Tür, als ihr denkt.

Doch welche Punkte sollten mit dem DJ überhaupt besprochen werden? In diesem Blogbeitrag findet ihr die wichtigsten Details, die im Vorfeld geklärt werden können und für einen reibungslosen Ablauf sorgen.

Wo wird gefeiert? Die Hochzeitslocation und die Räumlichkeiten

Der Veranstaltungsort steht in der Regel bis zur DJ-Buchung fest. Die technischen Aspekte sind in erster Linie für den Discjockey von Bedeutung und das Brautpaar selbst hat damit wenig Berührungspunkte. Trotzdem sind die Räumlichkeiten der Location ausschlaggebend für die Stimmung und Atmosphäre der Feier. Wenn beispielsweise der Essensraum vom Tanzsaal getrennt ist, verlaufen sich die Gäste zwangsläufig in den unterschiedlichen Räumen oder Gegebenheiten. Das kann sich unter Umständen nachteilig auf die Partystimmung auswirken. Bedenkt immer: Je mehr Möglichkeiten die Gäste haben, sich "die Beine zu vertreten", desto mehr verteilt sich eure Gesellschaft in der Location.

Tipp: Haltet eure Gäste so gut es geht zusammen, um eine schöne Hochzeitsparty mit allen zu feiern!

Ein zuverlässiger Hochzeits-DJ kümmert sich im Vorfeld um eine Ortsbesichtigung in der Hochzeitslocation, sollte er diese noch nicht kennen. Wenn es terminlich und organisatorisch machbar sein, kann es zudem empfehlenswert sein, das Planungsgespräch vor Ort in der Location zu führen. Darin besteht der Vorteil, dass sich der DJ als auch das Brautpaar selbst ein Bild und einen Eindruck verschaffen können, wo die Feier stattfindet und wie z.B. die Tische gestellt werden.

Folgende grundlegende Dinge sind in der Zusammenarbeit mit dem Hochzeits-DJ zu beachten bzw. zu klären:

Wo befindet sich der Aufbauplatz des DJs?
Wo befindet sich die Tanzfläche?
Ist eine abgesicherte Stromversorgung gewährleistet?
Mit wie vielen Gästen wird gefeiert?
Wann treffen die Gäste in der Location ein?
Ab wann soll Musik laufen und wie lange?
Wann kann der Technikaufbau stattfinden?
Wer ist Ansprechpartner und wie sind die Öffnungszeiten?
Gibt es Hausregeln, an die sich der DJ halten muss?
Gibt es eine Sperrstunde?
Befindet sich DJ-Technik vor Ort, die genutzt werden soll/muss?
Wird eine Hof- oder Außenbeschallung gewünscht?
Sind ausreichend Parkplätze vorhanden?

Oftmals stehen diese grundlegenden Punkte im Vorfeld fest oder der DJ kennt die Location bereits von anderen Veranstaltungen. Um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, solltet ihr diese Infos dem DJ mitteilen, damit er sich bestmöglich vorbereiten kann.

Der DJ Musikfragebogen

Der Hochzeits-DJ wird selbstverständlich in erster Linie wegen seiner musikalischen Expertise gebucht, da die Musik zweifellos im Mittelpunkt jeder Feier steht. Während des Planungsgesprächs mit dem Discjockey liegt daher ein besonderer Schwerpunkt auf der Musik. Dabei wird sowohl über die allgemeinen musikalischen Vorlieben als auch über einzelne Songs gesprochen, die zu bestimmten Momenten gespielt werden sollen.

Die Planung der Musik richtet sich nach dem Zeitpunkt, zu dem der DJ gebucht wurde und ab wann die Musik gewünscht ist. Hierbei werden verschiedene Phasen einer Hochzeitsfeier berücksichtigt:

Musik zur Trauung

Wenn der DJ bereits zur freien Trauung gebucht ist und diese musikalisch begleitet, sind die jeweiligen Songs natürlich im Vorfeld zu klären. In der Regel hat das Brautpaar gezielte Wünsche und die einzelnen Lieder stehen in der Regel fest. Für den DJ ist entscheidend, welche Songs in welcher Reihenfolge und in welcher Version zum Ablauf der Trauung gespielt werden sollen:

Song für Einzug der Braut (oder Brautpaar)

Song(s) während der Zeremonie (Ringetausch, Kuss, Ansprache etc.)

Song für Auszug des Brautpaars

Da dieser Moment einmalig und mit vielen Emotionen verbunden ist, sollte alles klar geregelt sein. Zudem muss der DJ in Kenntnis gesetzt werden, ob beispielsweise Mikrofone, Mikrofonständer, Zusatzlautsprecher oder Rednerpult benötigt werden. Teilt dem Hochzeits-DJ eure Wunsch-Songs und das eventuell benötigte Equipment frühzeitig mit, um euren schönsten Moment im Leben unvergesslich zu gestalten.

Musik zum Sektempfang

Der Sektempfang findet je nach Ablauf entweder fließend im Anschluss an die Trauung statt oder beginnt mit dem Eintreffen der Hochzeitsgesellschaft in der Location. Hierbei spielt die Uhrzeit eine große Rolle, denn der DJ sollte pünktlich vor Ort sein, um mit der Musik starten zu können, sobald die ersten Gäste eintreffen. Sollte er die freie Trauung bereits begleitet haben, sind noch Dinge zu klären, ob sich der Sektempfang im gleichen Bereich wie die Trauung abspielt oder ob die Gäste in einen anderen Raum, Terrasse oder Garten umziehen müssen.

Der Fokus für diesen Besprechungspunkt liegt ebenfalls bei der Musik. Solltet ihr euch keine gezielten Musikstile wünschen, gibt euch ein professioneller Hochzeits-DJ einige Beispiele von Musikgenres und Songs, die sich für den Sektempfang auf Hochzeiten wunderbar eignen. Erfahrungsgemäß sind Musikstile wie Tropical House, Reggae, Summer Vibes, Lounge & Chill-Out sowie aktuelle Radio-Pophits sehr angesagt für Hintergrundmusik zum Empfang bzw. Eintreffen der Gäste.

Musik zum Dinner

In der Regel eröffnet das Brautpaar traditionell mit einer kurzen Ansprache das gemeinsame Abendessen. Während dieser Phase stellt der DJ meist Mikrofone bereit, damit Programmpunkte, wie die Buffeteröffnung oder vorbereitete Reden der Brauteltern, Verwandten oder Trauzeugen reibungslos funktionieren. Auch der DJ hat in dieser Zeit oftmals Aufgaben wie beispielsweise das Abspielen einzelner Songs für bestimmte Tischgruppierungen, die dann dem Buffet folgen dürfen.

Während dem Dinner dient die Musik lediglich als Untermalung und steht nicht direkt im Vordergrund. Trotzdem spielt die Musik während dieser Phase eine wichtige Rolle in Bezug auf die Atmosphäre. Je nach Musikgeschmack und Wünsche des Brautpaars werden auch hier bestimmte Absprachen getroffen.

Je nach Musikgeschmack des Brautpaares können im Planungsgespräch verschiedene Musikgenres besprochen werden. Sind keine gezielten Vorgaben vom Brautpaar angegeben, hat der Hochzeits-DJ eine breite Auswahl an Stile wie Jazz & Swing, Balladen & Love-Songs sowie Akustikversionen von bekannten Popsongs, die sich sehr gut zum Abendessen spielen lassen.

Musik zur Hochzeitstorte

Das Eintreffen der Hochzeitstorte kann je nach Zeitpunkt und Anwesenheit des DJs ebenfalls musikalisch begleitet werden. Um den Tortenanschnitt perfekt in Szene zu setzen, kann man passende Songs während dem Anschnitt der Hochzeitstorte abspielen. Diese kann der DJ entweder spontan in diesem Moment einsetzen, es können aber auch bestimmte Songwünsche hierfür mit dem Brautpaar abgesprochen werden.

Musik zum Hochzeitstanz

Einer der emotionalsten Momente einer Hochzeitsfeier ist definitiv der Eröffnungstanz des Brautpaars. Um diesen so schön wie möglich zu gestalten, empfiehlt es sich, den ausgewählten Song mit dem DJ durchzusprechen. Je nachdem, auf welchen Paartanz das Brautpaar tanzen möchte, kann der Discjockey bestimmte Vorschläge und Inspirationen dem Hochzeitspaar zur Verfügung stellen.

Soll es ein klassischer Walzer sein, ein Rumba, ein Jive oder eine moderner Crazy Wedding Dance? Oftmals hat das Brautpaar bereits einen festen Song für diesen Moment geplant, den sie für diesen Moment gespielt haben möchten. Jedoch sollten Dinge wie z.B. die Dauer des Tanzes und die Länge des Songs genau besprochen werden, damit der DJ weiß, wann er das Hochzeitslied stoppen bzw. überblenden muss. Soll es im Anschluss noch einen Vater-Tochter-Tanz geben, muss auch dieser Song dem DJ mitgeteilt werden.

Tipp: Verzichtet wenn möglich auf spezielle YouTube Versionen, die es offiziell nicht zu kaufen gibt. Diese haben oft minderwertige Qualität und gerade in diesem Moment hört jeder der Gäste auf genau auf diesen Song.

Musik zur Hochzeitsparty

Der Hauptgrund, warum der DJ für eine Hochzeit gebucht wird, ist die Tanzparty am Abend. Hier liegt der Fokus eines Hochzeits-DJs und genau aus diesem Grund sollten die grundlegenden Musikstile mit dem Brautpaar abgestimmt werden (vor allem auch die No-Go’s).

Anhand dieser Angaben kann sich der DJ im Vorfeld auf die Party einstellen, jedoch müssen auch die Gäste der Hochzeit in die Musikauswahl mit einbezogen werden, denn jede Hochzeitsgesellschaft hat ihre eigenen Musiktypen. Ein professioneller Wedding DJ bespricht mit dem Brautpaar anhand eines Musikfragebogens sämtliche Musikstile als auch die verschiedenen Musikjahrzehnte, die zur Main-Time laufen sollen.

Musik zum Brautstraußwurf

Wird der Brautstrauß von der Braut auf die unverheirateten Ladies geworfen, gibt es hierfür coole Ideen, diesen Moment mit dazu passenden Songs zu begleiten. Auch hier kann der DJ auf altbewährte Songs zurückgreifen oder das Brautpaar teilt ihm seine Wünsche mit.

Musikwünsche der Gäste - Ja oder nein?

Eine zentrale Frage des Vorgesprächs ist auch das Thema Musikwünsche. Sind Songwünsche der Gäste grundsätzlich gestattet oder soll der DJ keine Wünsche entgegennehmen? Dem Brautpaar ist es sehr oft wichtig, dass ihre Gäste sich bestimmte Lieder beim DJ wünschen dürfen. Auch hier sollte vorab geklärt werden, ob die Musikwünsche zum Rahmenprogramm bzw. zu den besprochenen Stilen passen und wie der DJ damit umgehen soll.

Beachtet bitte, dass der DJ keine Jukebox oder "Abspielstation" für die Gäste sein soll - das ist wenig produktiv und tut der Stimmung keinen Gefallen. Ein professioneller Hochzeits-DJ hat eine große Verantwortung der Party gegenüber und bringt die notwendige Erfahrung mit, welche Musikstile und Tracks im aktuellen Moment am besten für die Party und die Stimmung geeignet sind und welche nicht. Zudem kommt es auf kleine Feinheiten an wie beispielsweise der Altersdurchschnitt der Gäste oder ob eher der Familienanteil oder der Freundeanteil überwiegt.

Vertraut deshalb auf einen erfahrenen Hochzeits-DJ und genießt die Feier!

Das Finalgespräch mit dem DJ - Die letzten Details vor der Hochzeit

Die Feier steht kurz bevor und die letzten Vorbereitungen gehen in die heiße Phase. Jetzt beginnt auch für den Hochzeits-DJ seine eigentliche Vorbereitung auf die Hochzeit. Deshalb macht es Sinn, sich ca. 1-2 Wochen vor der Feier nochmal mit dem DJ abzusprechen. Da das Hauptgespräch oftmals recht lange zurückliegt, geht es im Finalgespräch vorrangig darum, die besprochenen Dinge nochmal kurz zusammenzufassen und über eventuelle zwischenzeitliche Änderungen im Ablauf auf den neuesten Stand gebracht zu werden.

Weiterhin wird der Eröffnungstanz nochmal durchgesprochen, da der Hochzeitssong beim Erstgespräch noch nicht immer feststeht. Zudem wird der DJ in der Vorwoche der Hochzeit gerne von Trauzeugen, Familienmitgliedern oder Organisatoren kontaktiert, um geplante Programmpunkte durchzusprechen.

Sind auch diese Dinge geklärt, steht einer grandiosen Hochzeitsfeier nichts mehr im Wege!

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