Wenn die Hochzeitsdienstleister gebucht sind, vergehen die Tage meist wie im Flug, bis die Feier stattfindet. Für mich als Hochzeits DJ und auch für das Brautpaar ist es daher ratsam, frühzeitig den Hochzeitsablauf zu besprechen. Am besten eignet sich hierfür eine persönliche Planung, in dem die Wünsche und Vorstellungen des Auftraggebers geklärt werden.
Das Vorgespräch ist fester Bestandteil meiner Dienstleistung und eine Win-win-Situation für alle Beteiligten. In diesem Blogbeitrag erfahrt ihr, was genau ich mit meinen Kunden abstimme, bevor gefeiert wird.
Für alles ein offenes Ohr - Hochzeit feiern, wie ihr sie euch wünscht!
Jede Hochzeit ist einzigartig und die Gastgeber haben konkrete Vorstellungen, wie die Zusammenarbeit mit dem DJ verlaufen soll. Die grobe Musikrichtung, persönliche Songwünsche und die notwendige Technik sind unter anderem Teil des Gesprächs. Damit auch ich mich bestmöglich auf die Hochzeitsparty vorbereiten kann, habe ich einen Planungsbogen erstellt, den ich detailliert mit euch durchgehe.
Zudem gebe ich euch wertvolle Tipps und Ratschläge aus Erfahrungen vergangener Veranstaltungen.
Wann findet das Vorgespräch statt?
Brautpaare, die mich schon frühzeitig gebucht haben, kontaktiere ich gegen Ende meiner aktuellen Hochzeitssaison. In der Regel finden die Vorgespräche während meiner "Winterpause" zwischen November und März statt. Das hat hauptsächlich den Grund, dass sowohl die Brautpaare als auch ich die nötige Zeit haben, um sich kennenzulernen.
Bei kurzfristigen Buchungen finden die Gespräche dementsprechend spontaner statt.
Wie lange dauert das Meeting?
Da wir neben der Musik auch einige andere Punkte klären, solltet ihr ca. 2 Stunden Zeit einplanen.
Wo treffen wir uns für das Planungsgespräch?
Für unsere Detailplanung komme ich euch gerne besuchen, es ist aber auch bei mir zu Hause oder sogar in der entsprechenden Location möglich. Für eine transparente und vertrauensvolle Zusammenarbeit finde ich es sinnvoll, sich in Präsenz zu treffen. Damit nichts vergessen geht, habe ich meinen Planungsbogen und meine gesamte Musikbibliothek dabei.
Auf alles vorbereitet - Diese Punkte sind Teil meiner DJ Planung
Als zentraler Punkt steht natürlich die Musik im Vordergrund des Gesprächs. Aus meiner Erfahrung von vielen gespielten Hochzeiten gibt es aber auch viele weitere Dinge, die mir wichtig sind, sie mit euch zu teilen.
Die Location und ihre Räumlichkeiten
Eine der wichtigsten Stimmungsfaktoren neben dem Hochzeits DJ ist ganz klar die jeweilige Location. Aus technischer Sicht ist es zunächst wichtig zu wissen, ob der DJ seine eigene Technik verwenden darf. In einigen Eventlocations gibt es die Vorschrift, dass die Musik ausschließlich über die hauseigene Technikanlage laufen muss.
Sollte dies der Fall sein, ist der DJ in seiner Arbeit bereits sehr eingeschränkt, da er mit vielen Komponenten nicht wirklich vertraut ist. Zum anderen kann es sein, dass die Veranstaltungsstätte "die Macht" über die Lautstärke hat und einen Limiter verwendet.
💡 Tipp: Klärt bei eurer Location-Wahl unbedingt ab, ob es eine Sperrstunde gibt und wie die Haus- und Lautstärkeregeln sind.
Damit sich die Party richtig entfalten kann, sollte mindestens bis 3 Uhr geöffnet sein. Falls es eine feste Endzeit gibt, fragt zusätzlich nach, ob Musikende = Veranstaltungsende ist, sprich bis wann die Gäste die Location verlassen müssen. Ein wichtiger Punkt, denn wenn der DJ seine Technik noch abbauen möchte, muss die Musik ggf. deutlich früher beendet werden oder dem Brautpaar können Zusatzkosten wie Nachtzuschlag etc. entstehen.
⚠️ Wichtig: Ihr müsst bedenken, dass der DJ seinen Job nur so gut ausüben, wie es die Hausregeln zulassen. Wenn die Auflagen zu streng sind, solltet ihr euch überlegen, ob ein DJ überhaupt Sinn macht.
Auch die Raumaufteilung ist ausschlaggebend für die Stimmung. Sind Essens- und Tanzsaal identisch oder voneinander getrennt? Wenn sich die Tanzfläche beispielsweise in einem komplett anderen Raum befindet, besteht die Gefahr, dass die Gesellschaft "gesplittet" wird. Auch große Gärten mit Lagerfeuer, Lounge und Außenbereich können die Stimmung drastisch beeinflussen. Je mehr Möglichkeiten die Gäste haben, sich "die Beine zu vertreten", desto mehr verteilen sie sich.
💡 Tipp: Haltet eure Leute zusammen und macht klare Ansagen, was sich wann und wo abspielt. In professionellen Hochzeitslocations wird zur Partyzeit beispielsweise der Essensraum abgedunkelt oder ganz geschlossen.
Um die logistischen Dinge wie Hausregeln, Lautstärkeregeln und Technikaufbau abstimmen zu können, benötige ich natürlich einen Ansprechpartner vor Ort und ab wann die Räume geöffnet sind. Viele Kontaktdaten liegen bei vielen Hochzeitslocations bereits vor und der Ablauf verläuft in der Regel reibungslos.
✔️ Euer Vorteil: Falls ich die Feierlocation noch nicht kenne, stimme ich einen Termin zur Ortsbesichtigung ab und schaue mir die Räumlichkeiten an. Dadurch habe ich einen genauen Überblick, wo sich Anschlüsse, DJ-Platz und Tanzfläche befindet.
Angaben zur Hochzeitsgesellschaft
Neben den persönlichen Daten des Brautpaars sind auch Angaben über die Hochzeitsgäste von Bedeutung. Aus technischer Sicht ist es wertvoll zu wissen, wie viel Gäste in etwa anwesend sein werden. Da ich mit den Gästen aktiv interagieren muss, ist auch das Durchschnittsalter interessant und ob eher die Freunde oder Verwandten überwiegen.
Für den genauen Ablauf muss der DJ natürlich auch wissen, ab wann Musik laufen soll und wann die Gäste im Saal eintreffen.
Der Musikfragebogen
Der Hochzeits DJ wird in erster Line wegen seiner musikalischen Expertise gebucht. Deswegen ist die Musik ganz klar der Kernpunkt des Planungsgesprächs. Hier möchte ich zunächst eure allgemeine musikalische Stilrichtung wissen und welche Lieder in besonderen Momenten gespielt werden sollen.
Bei diesem Punkt fühle ich euch auf den Zahn, denn je mehr Infos ich über euren Musikgeschmack erfahre, umso besser kann ich mich auf die Party vorbereiten.
- Zu welcher Musik würdet ihr am ehesten mit euren Freunden die Tanzfläche rocken?
- Gibt es einen Lieblingsradiosender, den ihr regelmäßig hört?
- Auf welchen Konzerten oder Festivals wart ihr schon?
- Gibt es "Insider-Songs", die für euch eine besondere Erinnerung schaffen?
- Gibt es "den einen Song", bei dem ihr euch vielleicht kennengelernt habt?
- Fand bereits ein Junggesellenabschied statt und falls ja, welche Musik lief vorwiegend?
- Existiert eine Playlist mit euren Lieblingssongs?
Im Anschluss stimmen wir die grobe Musikrichtung zu den einzelnen Phasen eurer Feier ab. Je nachdem, zu welchem Zeitpunkt Musik gespielt wird, gehen wir die Reihenfolge chronologisch durch.
💍 Musik zur Trauung
Falls ich bereits für die freie Trauung gebucht bin, sollten die gewünschten Lieder im Vorfeld klar abgestimmt sein. Hier benötige ich die Info, welche Songs zum Einzug, während der Zeremonie (Ringtausch, Kuss, Ansprache) und für den Auszug gespielt werden sollen. Wichtig ist dabei nicht nur die Titelauswahl, sondern auch Reihenfolge und Version.
💡 Nicht zu vergessen: Für diese Augenblicke sollte außerdem geklärt werden, ob zusätzliches Equipment wie Mikrofone, Lautsprecher oder ein Rednerpult benötigt wird.
🥂 Musik zum Sektempfang
Wenn ihr mich zum Sektempfang einplant, klären wir auch hier die grobe Musikrichtung. Der Empfang schließt meistens direkt an die Trauung an oder beginnt mit dem Eintreffen der Gäste in der Location. Für diese Phase zeige ich euch einige Musik-Genres, die sich typischerweise für das Get-Together eignen. Beliebt sind Genres wie Tropical House, Reggae sowie Lounge & Chill-Out Music.
🍽️ Musik zum Dinner
Während des Essens steht die Musik im Hintergrund und ist um einiges dezenter als beim Sektempfang. Auch hier gebe ich euch Empfehlungen und Inspirationen, welche Stile sich am besten eignen. Gibt es keine konkreten Vorgaben, greife ich auf bewährte Genres wie sanfte Popmusik, Balladen oder Jazz & Swing Cover zurück.
💡 Ansprachen & Spiele: Während der Essensphase finden die meisten Überraschungspunkte statt. Deswegen macht es Sinn, den DJ spätestens zu diesem Zeitpunkt mit ins Boot zu holen. Oft werden Mikrofone und Zusatzlautsprecher benötigt, damit die Vorträge klar verstanden werden. Zudem kann der Hochzeits DJ mit passenden Sounds und emotionalen Liedern, die Präsentationen stimmungsvoll untermalen.
🍰 Begleitmusik zur Hochzeitstorte
Das Eintreffen der Hochzeitstorte kann ebenfalls musikalisch begleitet werden. Um den Tortenanschnitt perfekt in Szene zu setzen, spiele ich gerne einen fetzigen Song für die Präsentation der Torte. Falls ihr euch einen bestimmten Song wünscht, teilt ihn mir gerne mit.
❤️ Der Song zum Hochzeitstanz
Der Eröffnungstanz zählt zu den emotionalsten Momenten der Feier und sollte daher frühzeitig mit dem DJ abgestimmt werden. Ob klassischer Walzer, Rumba oder ein "Crazy Wedding Dance" - als Hochzeits DJ unterstütze ich euch gerne bei der Songauswahl und gebe Tipps zum Tanzstil. Wichtig sind dabei auch die gewünschte Dauer und der genaue Zeitpunkt, wie lange ihr tanzen möchtet. Falls es von eurem Hochzeitssong verschiedene Verionen gibt, benötige ich hierfür die exakte Angabe.
Gibt es im Anschluss noch weitere Wünsche, wie zum Beispiel einen Vater-Tochter-Tanz, sollten mir auch diese Songs rechtzeitig vorliegen.
💡 Tipp: Verzichtet möglichst auf spezielle YouTube-Versionen, da diese oft eine geringere Tonqualität haben.
🕺 Musik zur Party
Die abendliche Tanzparty ist der Hauptgrund, warum ich gebucht werde. Entsprechend wichtig ist die frühzeitige Abstimmung eurer Wunschmusik sowie klare No-Go’s. Auf dieser Basis bereitet ich mich vor, berücksichtige aber auch Musikwünsche der Gäste, sofern es mit euch abgesprochen ist. Mithilfe eines speziellen Musikfragebogens gehen wir alle Genres und Musikjahrzehnte schrittweise durch.
💐 Musik zum Brautstraußwurf oder Strumpfband
Der Brautstraußwurf kann ein wahrer Stimmungspusher werden, vorausgesetzt die Braut möchte ihn werfen. Hierfür gibt es wunderbare Songs, die ich einsetzen kann, wenn sich die unverheirateten Ladies auf der Tanzfläche versammeln. Soll es ein bestimmter Song sein? - Teilt ihr mir einfach mit!
Für die Herren der Schöpfung gilt übrigens das Gleiche, wenn zum Beispiel das Strumpfband der Braut geworfen wird. Vertraut mir auch hier - es gibt für diesen Moment richtig coole Songs, die eingesetzt werden können.
Der Umgang mit Musikwünschen
Ein weiterer wichtiger Punkt ist der Umgang mit Musikwünschen durch Gäste: Sind diese grundsätzlich erlaubt oder nicht? Häufig wünschen sich Brautpaare, dass ihre Gäste Wunschlieder äußern dürfen - dabei sollte vorab geklärt werden, ob diese zum besprochenen Musikstil passen und wie der DJ damit umgeht. Der Vorteil durch das Konzeptionsgespräch ist, dass ich als DJ genau weiß, was ok ist und was nicht.
💡 Meine Bitte: Trotz aller Absprachen sollte ich keine reine „Abspielstation“ sein, sondern die Musik mit meiner Erfahrung steuern. Faktoren wie Altersstruktur und Gästemix fließen dabei in die Musikauswahl ein. Vertraut daher auf meine Expertise als zertifizierter Hochzeits DJ und genießt die Feier!
The Final Countdown - Das Finalgespräch kurz vor der Feier
Etwa ein bis zwei Wochen vor der Hochzeit empfiehlt sich ein abschließendes Gespräch mit dem DJ, um alle Details noch einmal zu bestätigen. Dabei werden der Ablauf zusammengefasst, letzte Änderungen besprochen und offene Punkte geklärt. Oft wird in diesem Zuge auch der Hochzeitstanz final festgelegt, falls der Song zuvor noch nicht bestimmt war.
Zudem stimmt sich der DJ häufig mit Trauzeugen oder Organisatoren über geplante Programmpunkte ab. Sind alle Details geklärt, steht einer gelungenen Hochzeitsfeier nichts mehr im Weg.
Fazit: Planung und DJ Erfahrung ist die beste Kombination für eure Hochzeit
Die Vorgespräche mit meinen Brautpaaren und Kunden sind ein entscheidender Baustein für eine gelungene Feier. Auch wenn sich nicht jedes Detail im Voraus planen lässt, ist gerade bei einmaligen Events eine vertrauensvolle, persönliche Basis besonders wichtig. Neben der gemeinsamen Abstimmung des Ablaufs steht deshalb auch das gegenseitige Kennenlernen im Fokus – denn eine gute Zusammenarbeit wirkt sich spürbar positiv auf die Stimmung der Party aus.
Über den Autor:
Andreas Konz ist professioneller Hochzeits DJ mit über 10 Jahren Erfahrung und auf Mixed-Generation-Events spezialisiert. In diesem Blogbeitrag beschreibt er seine Planung mit dem Brautpaar und welche Punkte im Planungsbogen enthalten sind.
